業務効率化に役立つITツールとは？ITツールの特徴や具体的な活用方法を解説

業務効率化の観点から注目度が増しているITツール。管理者の中には、「どんなITツールを使うべきなの？」と感じている方も多いのではないでしょうか。

そんな方々に向けて当記事では、前半で「ITツールによる業務効率化の必要性」と「業務効率化に役立つITツール比較」、後半で「業務効率化にITツールを活用するメリット」を解説します。

この記事を確認し、ITツールを選びを行うことで、

• ITツールの具体的な活用方法がわからない
• どのくらいの費用でITツールを活用できるのか
• 活用することでどんなメリットがあるのか

といった疑問を解消できるでしょう。

ITツールによる業務効率化の必要性とは

まずは、ITツールによる業務効率化の必要性を解説していきます。

具体的なアイテムについては後ほど触れますが、多くの企業がITツールによる業務効率化に取り組んでいます。

「グローバル化」、「少子高齢化」、「組織の体制変更」といった、日本企業の多くが抱えている問題を把握し、着手するべき課題を明確にしていきましょう。

グローバル化の進行

多くの企業が業務効率化に取り組んでいる1つ目の理由が、グローバル化の進行に対応するためです。

メーカーや代理店などの立ち位置による違いがありますが、グローバル化の進行によって顧客離れや差別化が難しくなるといった問題が生じています。

そして、多くの企業がITツールによる業務効率化を進め、市場動向の変化に対応できる体制の構築に取り組んでいます。

CRMやMAを活用し、潜在的な顧客を逃さないといった体制を講じるなど、ITツールがあることを前提とした施策を講じています。

少子高齢化の進行

少子高齢化の進行への備えも、日本企業の多くが業務効率化にITツールを用いている要因の1つです。

グローバル化と同様に少子高齢化も、労働力の不足や生産性の低下といった課題となり経営体制そのものを変化させようとしています。

また労働力不足により、場所や時間に囚われない働き方を実現することも、日本企業が対応すべき事象といえます。

ITツールを導入することで、育児中や介護に注力する優秀な人材が長期的に活躍できる環境を整えられます。

組織の体制変更

ITツールの導入が進んでいる背景には、組織の体制変更が進んでいるという背景もあります。

少子高齢化対策のために場所や時間に囚われない体制を作りつつ、専門の人材がいない状況に対応できることもITツールの働きの1つです。

営業部門においても、「カスタマー対応を専門とする部門を作り、営業は新規受注に専念する」といった体制を作り始めている企業も少なくありません。

そのような状況でも、ITツールを用いれば、必要な情報を管理し、共有することが可能になるのです。

業務効率化に役立つITツールを比較！

ここからは業務効率化に役立つツールを、より具体的に紹介していきます。

一口にITツールといっても、その目的はさまざまです。

まずは「業務可視化」や「コミュニケーションの効率化」といった、ツールを用いる目的を明確にしていきましょう。

業務可視化ツールならArkプロセスマイニング

PC操作を記録し、業務中の従業員の動きをデータ化するツールが業務可視化ツールです。

仕様が異なることもありますが、基本的にはソフトウェアをインストールし、ログを集積するサーバを設置することで、業務の可視化を始められます。

数ある業務可視化ツールの中でもArkプロセスマイニングは、業務の可視化だけでなく専門性の高いコンサルティングを受けられる数少ないアイテムです。

ツールの目的は同じですがMITERAS仕事可視化は勤務実態の把握に、Qaseeは日報業務の効率化において高い評価を獲得しています。

【おすすめポイント】

• 1、初期設定後はソフトを起動するだけでログの自動取得が可能
• 2、純国産プロセスマイニングならではのサポートも魅力
• 3、取得したログをもとにした専門性の高いコンサルティングを受けられる

コミュニケーションチャットツールならChatWork

メールに限定されず、よりリアルに近いコミュニケーションを実現するITツールがコミュニケーションチャットツールです。

テレワークや組織変革の社内連携促進に向けて、多くの企業が導入を進めています。

可視化ツールと同様に、コミュニケーションツールも数多く提供されていますが、導入実績でいえばChatWorkが群を抜いています。

海外を視野に入れている場合であればMicrosoftTeams、外部ツールとの連携であればSlackがおすすめです。

【おすすめポイント】

• 1、239,000社以上の導入実績あり
• 2、優れたUIで専門知識のないビジネスパーソンでも利用可能
• 3、セキュリティ水準の高さも魅力

タスク・プロジェクト管理の業務効率化ならStock

タスクやプロジェクト管理の効率化、業務進捗の可視化を促進するツールがタスク・プロジェクト管理ツールです。

UIこそ利用するアイテムによって異なりますが、タスクの割り振りだけでなく、ガントチャートによって仕事の進み具合の可視化が可能です。

数あるツールの中でも、StockはシンプルなUIにこだわり、専門知識を必要としない仕様により高い評価を獲得しています。

その他にもカンバン形式で簡単に共有できるJootoや、さまざまなニーズに応えるBacklogといったタスク管理ツールも多くのユーザーに利用されています。

【おすすめポイント】

• 1、シンプルなUIで専門知識のないビジネスパーソンでも利用可能
• 2、アプリでスマートフォンやタブレットへの連携も可能
• 3、ノートを活用して議事録との連携ができる

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールならアシロボ

手作業で行われた業務を社内で自動化するツールが、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールです。

ほかのツールよりも導入コストが高くなるRPAツールですが、人工知能技術により人手をかけない業務遂行が可能になります。

そして、アシロボは必要最低限の知識だけで煩雑な業務の簡素化ができるRPAツールです。

アシロボよりも必要とする知識が増えるもののBluePrismやUiPathも、豊富な機能に高い評価のあるRPAです。

【おすすめポイント】

• 1、複雑なイメージを払拭してくれるシンプルな設計
• 2、手軽に採用できる安心の価格設定
• 3、官公庁も利用する万全のセキュリティ対策

営業効率化ツールならeセールスマネージャーRemix CLOUD

顧客管理やマーケティング、プロジェクト管理など、営業に関わるさまざまな業務の効率に役立つアイテムが営業効率化ツールです。

数ある営業効率化ツールの中でも、サポート体制や機能面、使い勝手のバランスに優れているアイテムがeセールスマネージャーRemix CLOUDです。

SensesやZoho CRMも、シンプルな仕様の営業効率化ツールであり、多くの企業に採用されています。

【おすすめポイント】

• 1、純国産の営業効率化ツールであり、サポート体制も充実
• 2、手軽に採用できる安心の価格設定
• 3、定着率95％という圧倒的な実績あり

業務効率化にITツールを活用するメリット

ここからは、業務効率化にITツールを活用することで、手にできるメリットを紹介していきます。

業務の一部をIT化したり、ITによってフローを可視化することで、チーム全体で業務改善に取り掛かることができます。

業務効率化にITツールを活用するメリットまとめ

• 業務を可視化して共有できる
• 効率的に生産性を高められる
• 業務の属人化を防げる
• アウトソーシングが容易になる

業務を可視化して共有できる

ITツールで業務効率化を進める1つ目のメリットが、業務そのものを可視化して共有できるというものです。

言わずもがなではありますが、業務効率化はムダやムラを減らし、生産効率を高めることを意味します。

そして、ムダやムラを抽出するための、現状を可視化できることがITツールを用いるメリットです。

利用するアイテムによっては、業務フローや所要時間のデータをもとに、専門のコンサルティングを受けられるサービスを利用できるケースもあります。

効率的に生産性を高められる

効率的に生産性を高められることも、業務可視化にITツールを利用するメリットの1つです。

使用するアイテムにもよりますが、ITツールを利用することにより精度の高い現状把握が可能になります。

また、業務効率化には上司と部下、人事部と営業部など、日常的に異なる業務をする人材や組織の協力が必要不可欠です。

その点ITツールに基づいた数値があれば、ロジカルな提案ができ、協力体制を築きやすくなります。

客観的で正確な数値に裏付けられた端的な取り組みが可能となり、結果的に効率的な業務効率化が可能になるのです。

業務の属人化を防げる

ITツールを用い、顧客情報や業務進捗を記録することは、業務の属人化を防ぐことにも繋がっています。

美容室や販売店などの接客業に営業効率化ツールを活用すれば、顧客の「◯◯というニーズに××という製品を提案した」といった記録を残すことができます。

もちろん、日報やメモで共有することも可能ですが、対応記録を通常業務に落とし込み、誰でも同じレベルの接客を行えるようになる点はITツールならではのメリットです。

アウトソーシングが容易になる

業務フローを可視化し、アウトソーシングが用意になることも、ITツールを用いた業務効率化によって得られるメリットの1つです。

先ほども触れたようにシステムによって簡単に業務の可視化を行えますが、可視化した情報を共有することでスムーズなアウトソーシングを行うことも可能です。

アウトソーシングを検討している業務に割いている時間、人数を明らかにすることで、委託先の企業とのコミュニケーションも容易になります。

業務効率化におけるITツール導入の課題

メリットの多い業務効率化ツールですが、いくつかの課題があることも事実です。

これから紹介する課題を確認し、定着までの計画をより具体的なものにしていきましょう。

業務効率化におけるITツール導入の課題まとめ

長期的な計画が必要

すぐに効果を得られるイメージのあるITツールですが、長期的な計画が必要である点には注意が必要です。

業務の効率化のみに注目するあまり，導入後の効果検証が疎かになってしまうケースも少なくありません。

また、IT化が進んでいない企業では、顧客情報の登録やレポートの入力といった作業が定着しないこともあります。

効果を実感するまでに、従業員に定着させる、効果を測定するためのデータを集めるといった長期的な計画が必要になることに留意しましょう。

生産性が一時的に低下する

生産性が一時的に低下することも、ITツールを導入する際の課題の1つです。

商談後の入力作業が発生し、導入前よりも業務量が増えることは間違いありません。

スムーズな導入と生産性の向上を両立するためには、企業全体でITツールを定着させる工夫が必要不可欠です。

一時的業務量の増加が発端となり、さらなる生産性低下といったトラブルに発展する可能性がある点にも注意が必要です。

目的に合っていないツールを選んでしまう

長ければ良いというわけではありませんが、ツール選びは慎重に行わなければなりません。

ニュースや紹介といったきっかけでシステムの導入を検討する場合でも、自社の目的にあっているかどうかをしっかりと確認しましょう。

顧客情報を一元管理する場合であればよりシンプルなものを選ぶ、といった基準を設けることが重要です。

業務効率化ツールの導入手順とは

最後に、業務効率化に有効なツールを効率的に定着させる導入手順を紹介します。

これまでに触れてきたように、メリットの多い業務効率化ツールにも一部の課題が存在します。

これから紹介する手順を実践することで、より効率的な導入を実現できるでしょう。

業務効率化ツールの効率的な導入手順まとめ

• 自社の課題をクリアにする計画を立てる
• 適切な業務効率化ツールを選定する
• 業務効率化のPDCAサイクルを回し続ける

自社の課題をクリアにする計画を立てる

業務効率化ツールを効果的に導入する1つ目の手順が、「自社の課題をクリアにする計画を立てる」というものです。

言わずもがなではありますが、ITツールは課題を克服するために用いる手段であり、効果を得るためにはクリアにする課題が明確である必要があります。

そのため、まずは自社の課題を明確にすることが重要です。

また課題をクリアにする計画が、施策の効果を左右することも把握しておきましょう。

先ほども触れたようにツールの変更には、一時的な生産性の低下が伴います。

こういった課題に向き合いながら、計画にもとづいた運用を心掛けることが大切です。

適切な業務効率化ツールを選定する

スモールスタートを意識し、期待する役割を明確にした段階でツールの選定を行います。

企業ごとに、業務効率化ツールを選ぶ基準を明確にすることが重要です。

具体的なITツールの選び方は後述しますが、ツールが自社の課題をクリアするに適していることを理論立て説明できるようにしておきましょう。

業務効率化のPDCAサイクルを回し続ける

業務効率化ツールを効率的に導入する3つ目の手順が、PDCAサイクルを回し続けるというものです。

かけられる期間や手段は企業によって異なりますが、ツールを定着させた後も業務効率化の指標となる数値を取得し続けましょう。

不要な作業を減らすためには処理工数を，営業成績を効率を高めるため商談内容を記録することで，明確な数値に基づいた業務効率化を実現できます。

適切な業務効率化ツールを選ぶ際のポイントとは

業務効率化ツールを使って生産性を高めよう

適切な業務効率化ツールを選ぶ際のポイントとは

最後に、適切な業務効率化ツールを選ぶ際のポイントを解説していきます。目的を達する機能が備わっていることはもちろん、サポート面やカスタマイズ性のチェックもしっかりとしておきましょう。

適切な業務効率化ツールを選ぶ際のポイントまとめ

• 目的を果たす機能性が備わっているか
• サポート体制が確立されているか
• 自社にあった仕様やカスタマイズ性が備わっているか

目的を果たす機能性が備わっているか

適したITツールを選ぶ際の1つ目のポイントが、目的を果たす機能性が備わっているかというものです。

今回取り上げたアイテムであれば、「コミュニケーションを促進にChatWorkを利用する」といった選び方で問題ありません。

ただし、機能の過不足には注意が必要です。

目的が明確であれば機能が不足することはありませんが、過剰な機能によって使い勝手が複雑になるケースも少なくありません。

アンケートを実施するなどの方法で、従業員が馴染みのあるツールを選択できれば、定着するスピードも早まります。

サポート体制が確立されているか

業務効率化ツールを選択する際の2つ目のポイントが、「サポート体制が確立されているか」というものです。

お金をかけずに便利な機能を導入できればベストですが、リスクヘッジのためにサポート面には投資すべきといえます。

また、導入前に問い合わせを行う、日本企業の導入実績が多いアイテムを選ぶことも、サポートのクオリティを確認する方法の1つです。

問い合わせに対するレスポンスやホスピタリティが良ければ、導入後のサポートにも期待できるでしょう。

自社にあった仕様やカスタマイズ性が備わっているか

すでに定着している基幹システムがある場合には、そのシステムとの整合性についても確認しておきましょう。

特に業務を可視化するアイテムなど、自動抽出機能は読み込めるデータや形式である必要があります。

また、将来的にオリジナル機能を付加する場合は、オンプレミス開発の可否についての確認も必要です。

開発方法の違いは、次のとおりです。

• オンプレミス：自社内にサーバーを設置し、必要な機能を内蔵する開発方法。導入に費用と時間を要する一方で、カスタマイズ性が高く、トラブルに強いシステム構築が可能
• クラウド：サービス提供事業者がデータセンタを所有し、データセンタとの通信によってサービスを利用する開発方法。通信環境さえあればサービスを即日利用できる一方で、環境起因のトラブルやセキュリティ対策が必要

業務効率化ツールを使って生産性を高めよう

「業務効率化によって生産性を高められる」という理由から、注目度が増しているITツール。

業務の可視化やコミュニケーションの促進、タスク管理といった機能から、企業にとってなくてはならないシステムとなりつつあります。

また、企業の課題に合った製品をピックアップできる点も、業務効率化ツールならではの魅力です。

ただし、長期的な計画や適切な製品選びが、大前提である点には注意が必要です。

企業にとって強力なシステムであることは事実ですが、ツールを導入することではなく、課題をクリアにすることが目的であることは忘れてはいけません。